La maggior parte delle aziende operanti in Italia ha l’obbligo di utilizzare le fatture elettroniche, sia attive che passive. Chi desidera approfittare al massimo di queste novità può farlo utilizzando appositi software per la fattura elettronica, che consentono di emettere e gestire questi documenti in modo rapido e sicuro. Un software per la fattura elettronica facile e snello può essere utile anche agli studi dei commercialisti, che offrono il servizio di gestione delle fatture ai propri clienti.
Il costo di un software per fattura elettronica
I software per la fatturazione elettronica oggi disponibili in commercio sono molteplici. Questo porta chi deve fare una scelta ad avere le idee decisamente confuse, anche per quanto riguarda il costo. Si possono infatti trovare prodotti costosissimi, così come proposte praticamente a costo zero.
Per effettuare una scelta oculata è importante, prima di tutto, valutare le effettive necessità della singola impresa. Chiaramente, il piccolo artigiano ha esigenze diverse rispetto allo studio del commercialista. Infatti, tra le offerte disponibili ci sono software pensati esclusivamente per l’emissione e la gestione del processo di fatturazione; altri programmi, invece, garantiscono la completa integrazione del processo all’interno di un più ampio sistema gestionale. Ovviamente, questi prodotti hanno un costo maggiore rispetto a quelli precedentemente citati.
Cosa fa un software per la fatturazione
Di fatto, un software per la fatturazione deve essere in grado di emettere e ricevere le fatture, di controllarne l’acquisizione da parte del sistema di interscambio, di verificare i pagamenti e di archiviare i documenti in formato XML.
Oltre a questo, sono disponibili sul mercato prodotti in grado di integrarsi con il gestionale e altri che consentono di avere un controllo completo sul processo di fatturazione; altri ancora permettono anche di acquisire alcuni dati in automatico. I prodotti migliori permettono di offrire le medesime funzionalità a più soggetti, cosa che consente al commercialista di fidelizzare i propri clienti, fornendo loro la possibilità di utilizzare il software per la fatturazione.
Avere un programma che offre la possibilità per il gestionale aziendale di acquisire alcuni dati in automatico permette di approfittare al massimo dell’utilizzo delle fatture elettroniche.
Come si emette una fattura elettronica
In passato le aziende potevano compilare e produrre le fatture come meglio credevano; alcuni piccoli artigiani avevano dei blocchetti di moduli per la fatturazione, da compilare con una penna, “a mano”. Con la fatturazione elettronica questo metodo è di fatto impossibile da utilizzare, visto che i documenti devono essere in formato XML.
Per dare vita a una fattura elettronica con un buon software per la fatturazione è sufficiente inserire i dati anagrafici del singolo cliente che, in genere, si auto compilano prelevandoli dal database dei clienti abituali; il software emette la fattura e la invia in automatico al sistema di interscambio. In questa fase può capitare che il sistema non sia pronto e i software di qualità effettuano in automatico eventuali invii successivi, fino a che il sistema non risponde in modo positivo per quanto riguarda la ricezione del documento.
Il software in seguito controlla i pagamenti ed eventualmente invia lettere di sollecito in caso di mancato pagamento; contemporaneamente, invia al cliente una versione in PDF della fattura.